BMF, 14.12.1994, IV A 6 – S 0315 – 22/94, BStBI I 1995, 7

EStG § 4

Nach dem Ergebnis der Erörterung mit den obersten Finanzbehörden der Länder zur Verbuchung von Bargeschäften im Einzelhandel gilt folgendes:

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung erfordern grundsätzlich die Aufzeichnung jedes einzelnen Handelsgeschäfts in einem Umfang, der eine Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht.  Das bedeutet nicht nur die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch des Inhalts des Geschäfts und des Namens oder der Firma und der Anschrift des Vertragspartners (Identität).

Eine Einzelaufzeichnung der baren Betriebseinnahmen im Einzelhandel ist nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs unter dem Aspekt der Zumutbarkeit nicht erforderlich, wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden (BFH vom 12.Mai 1988, BStBI 1988 III S. 371).

Von der Zumutbarkeit von Einzelaufzeichnungen über die Identität ist jedenfalls bei einer Annahme von Bargeld im Wert von 20.000 DM und mehr auszugehen.  Außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten bleiben unberührt.

ANHANG (vom 01.09.2003)

Ergänzend zu diesen Ausführungen ist die neue Rechtslage ab dem 01.01.2002 zu berücksichtigen der sich aus der Neufassung der §§ 146, 147 und 200 AO ergibt.

Als Faustregel kann folgende Definition gemacht werden:

Alle Daten des Rechnungswesens, die einmal beim Steuerpflichtigen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger gespeichert waren, sind auch in dieser Form vorzuhalten, damit sie durch die Finanzbehörde maschinell ausgewertet werden können. Daten auf Papier oder Mikrofilm können nicht maschinell ausgewertet werden.

Um die vorhandenen Daten weitergehend auszuwerten (filtern, sortieren, ordnen, aussondern usw.) darf der Außenprüfer auch die vorhandene Auswertungsprogramme einsetzen und für seine Prüfungszwecke nutzen. Die Berechtigung entsteht hier über den Wortlaut des § 147 Abs. 6 AO (hier: „... Recht... Datenverarbeitungssystem zur Prüfung ... zu nutzen.“)

Der unmittelbare Datenzugriff erfasst ausschließlich die Hard- und Software des Steurpflichtigen.

Übergangsregelung lt. Schreiben des BMF vom 16.07.01

• Für Zwecke des unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriffs kann nicht verlangt werden, dass die Daten für Zwecke ihrer maschinellen Auswertung nochmals in Datenverarbeitungssysteme eingespeist (reaktiviert) werden, wenn dies mit unverhältismäßigem Aufwand für den Steuepflichtigen verbunden wäre, z. B. bei fehlender Speicherkapazität, nochmaliger Erfassung der Daten, Archivierung der Daten außerhalb des aktuellen Datenverarbeitungssystemes und beim Wechsel des Hard- oder Software- Systems.
• Im Falle der Datenträgerüberlassung kann nicht verlangt werden, dass die Daten, die bislang auf nicht maschinell auswertbaren Datenträgern (z. B. Mikrofilm) archiviert wurden, auf maschinell auswertbare Datenträgern aufgezeichnet werden.

Die vorstehenden Einschränkungen beim Datenzugriff sind ausschließlich für vor dem 01. Januar 2002 archivierte Daten anwendbar.

Es handelt sich hierbei um eine Ermessensentscheidung unter Berücksichtigung des Zeit- und Kostenaufwandes.

Quelle: Manuskript von Hans Peter Kupfer,

Dozent der Finanzakademie, Nordkirchen zum Thema

„Das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“